Oi­keuk­sien­val­von­tayk­si­kön asia­kas­re­kis­te­rin tie­to­suo­ja­se­los­te

Henkilötietolaki 523/99 10 § ja 14 §
Laatimispvm: 10.6.2013

1.Henkilörekisterin ylläpitäjä

Näkövammaisten Keskusliitto ry
Oikeuksienvalvontayksikkö
PL 30
00030 IIRIS

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Näkövammaisten Keskusliitto ry
Sosiaaliturvapäällikkö Virpi Peltomaa
PL 30
0030 IIRIS

3. Henkilörekisterin nimi

Oikeuksienvalvontayksikön asiakasrekisteri

4. Henkilörekisterin käyttötarkoitus ja käsittelyn perusteet

Rekisterissä olevia tietoja käyttävät oikeuksienvalvontayksikön työntekijät, järjestöjohtaja ja oikeuksienvalvontalakimies. Asiakasyhteydenpidon kirjaamisen tarkoituksena on palvella asiakasta sosiaali- ja terveysturvaan liittyvissä asioissa ja varmistaa, että asiakkaan kanssa sovitut asiat tulevat hoidetuiksi. Työntekijöillä on käytettävissä asiakkaan sosiaaliturvaan, kuntoutukseen, palveluihin ja terveydentilaan liittyviä tietoja.

Rekisterissä olevia tietoja käytetään myös asiakaspalautteen keräämiseen ja tutkimustarkoituksiin, mikäli asiakas on antanut siihen suostumuksensa.

5. Henkilörekisterin tietosisältö

Rekisteriin kerätään tietoa Näkövammaisten Keskusliiton oikeuksienvalvontayksikön ja oikeuksienvalvontalakimiehen asiakkaista.

Rekisteriin merkittäviä tietoja ovat
  • asiakkaan yhteystiedot
  • asiakkaan henkilötunnus tarvittaessa ja asiakkaan luvalla
  • asiakkaan näkötilanne ja mistä kyseinen tieto on peräisin (esim. asiakkaan kertomana tai lääkärintodistuksesta)
  • omaiset tai viranomaiset, joihin asiakkaan luvalla saa olla yhteydessä
  • työntekijöiden yhteydenpito asiakkaaseen (pvm, mitä asia koski, mahdollisesti sovitut jatkotoimenpiteet ja työntekijän nimikirjaimet)
  • työntekijöiden ja omaisten tai viranomaisten välinen yhteydenpito
  • maininta asiakkaan antamista luvista, valtuutuksista tai valtakirjoista (kenelle annettu, mitä koskevat)
  • sekä muut asiakkaan asioiden hoitamiseksi tarvittavat tiedot

Rekisteriin liitetään tarvittaessa asiakkaasta laadittuja lausuntoja tai muita asiakastietoja.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin kerätään tietoja asiakkaalta.

Lisäksi rekisteriin voidaan merkitä sosiaalityöntekijöiltä, lääkäreiltä, kuntoutusohjaajilta, opettajilta tai muilta vastaavilta työntekijöiltä saatavia tietoja, joita työntekijät ovat asiakkaan luvalla hankkineet. Tarvittaessa asiakkaalta pyydetään kirjallinen lupa/valtakirja.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolella

Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta.

Rekisterissä olevia tietoja voidaan luovuttaa asiakkaan luvalla
  • Näkövammaisten Keskusliiton työntekijöille, jotka osallistuvat asiakkaan kuntoutukseen
  • henkilöille, joille asiakas haluaa tietoja luovutettavan
Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

A Manuaalinen aineisto

Jokaisella työntekijällä on arkistokaappi lukitussa huoneessa.

B Sähköiseen asiakasrekisteriin talletetut tiedot

Sähköisessä muodossa olevaa rekisteriä käyttävät oikeuksienvalvontayksikön työntekijät, järjestöjohtaja ja oikeuksienvalvontalakimies. Rekisteriin pääsee vain salasanalla. Tietokoneelle kirjaudutaan erillisellä salasanalla.

Rekisterin pääkäyttäjä toimii sosiaaliturvapäällikkö Virpi Peltomaa.

9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Henkilörekisteriin rekisteröidyllä on oikeus nähdä ja tarkastaa kaikki henkilötietonsa ja pyynnöstä saada ne kirjallisina ja maksuttomasti kerran vuodessa. Tietojen antamisesta peritään korvaus vain, jos siitä, kun asianomainen edellisen kerran sai tarkastettavakseen rekisterin tiedot, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi. Perittävä korvaus on 10 euroa. Tiedot henkilörekisteristä antaa sosiaaliturvapäällikkö.

10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Henkilörekisterissä havaitut selvät virheellisyydet korjataan normaalina ylläpitome-nettelynä. Henkilörekisterin tietoja voidaan rekisteröidyn pyynnöstä oikaista, poistaa tai täydentää. Tietojen oikaisupyyntö tehdään kirjallisesti osoitettuna sosiaaliturvapäällikölle.

Virpi Peltomaa
PL 30, 00030 IIRIS
p. 09 3960 4660

Mikäli oikaisuvaatimukseen ei suostuta, annetaan rekisteröidylle asiaa koskeva kirjallinen kieltäytymistodistus, josta ilmenee kieltäytymisen syy.